Maior conformidade e produtividade em Supply Chain e Fiscal
A empresa Atvos é uma das maiores produtoras de etanol do país, com 9 unidades agroindustriais presentes em 4 estados (SP, GO, MT e MS), se destacando pela produção energia limpa e sustentável para o planeta.
A Atvos conta com mais de 10 mil integrantes, processo de colheita 100% automatizado, com capacidade de moer 36 milhões de toneladas de cana-de-açucar, produzir mais de 700 mil toneladas de açúcar VHP e 3 bilhões de litros de etanol, além de gerar mais de 3,1 mil GWh de energia elétrica a partir da biomassa.
Com planejamento e visão de longo prazo, a Atvos em 2017 contratou a Astrein para o primeiro projeto de revisão de classificação fiscal de mais de 70 mil itens, que seriam disponibilizados na implantação de novo ERP, SAP. Com este primeiro projeto objetivou mitigar possíveis erros fiscais e tributários, mantendo toda conformidade exigida pelo fisco. Dando sequência ao planejamento, um segundo projeto foi idealizado e contratado em 2018 para desta vez sanear e padronizar as descrições técnicas dos itens mais movimentados no último ano, além dos itens de estoque e estratégicos.
Foram padronizados mais de 20 mil materiais, conforme os padrões de descrição desenvolvidos pela Astrein e disponibilizados via software especialista em cadastros de dados mestres. Com a melhoria das descrições, enriquecimento dos dados, eliminação de genéricos e duplicidades, a Atvos viabilizou outras iniciativas de melhorias de produtividade e gestão como a análise de itens estratégicos junto à Engenharia, para obter reduções de custo com aquisições em escala e negociações que trariam melhor relação com fornecedores, reduzindo custo e melhorando o nível de serviço, itens que antes eram adquiridos em diferentes unidades, por diferentes fornecedores, agora passam a ser comprados de forma concentrada, por contratos, trazendo os ganhos de escala e qualidade nos processos e peças. As economias com a otimização dos processos de compras a serem geradas são de 5% a 10% com a redução dos gastos com compras anuais, compras emergenciais, estabelecimento de novos contratos de fornecimento, assim como redução do estoque e aumento de giro e mitigação de possíveis erros fiscais, que poderiam gerar multas e penalidades.
Mais uma vez, como continuidade ao projeto de qualidade de dados, a Atvos amplia em 2019 o saneamento para os itens de Serviços, enriquecimento com aquisição de itens do catálogo Astrein e estabelecendo fluxo e processo para futuros novos itens, já incluindo avaliação contábil e fiscal, interfaceando de forma automática a criação, alteração e expansão diretamente com o SAP. Nesta etapa serão tratadas mais de 1000 descrições de serviços de mercado e serviços de operações agrícolas, saneando suas descrições técnicas e revisando o enquadramento do código de impostos para serviços conforme a Lei Complementar 116_2003 e NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços).
Como diferenciais para o sucesso do projeto podemos citar o envolvimento e dedicação da equipe de projeto Atvos e Astrein, o apoio da Alta Direção para garantir os recursos necessários ao projeto e suportar as decisões da equipe de projeto e Governança, a participação ativa da área de Tecnologia disponibilizando recursos para carga de dados e realização do treinamento, assim como o apoio da área de Cadastros, Compras, Fiscal e Controladoria que atuaram para suportar as definições do projeto e processos e difundir o novo modelo para as demais áreas da empresa.
Em relação a parte do projeto que tratou os itens de Serviços, os objetivos foram aumentar a confiabilidade das descrições para gerar maior eficiência aos processos de contratação e negociação, assim como mitigar a exposição fiscal e falhas nas obrigações acessórias. Também como benefícios podemos citar a economia a ser obtida com compras centralizadas, ampliação dos contratos de fornecimento, maior precisão nos processos de compras, redução de devoluções, menor vulnerabilidade evitando falta de peças, melhorar planejamento de compras, indicadores chaves com o aumento da qualidade e disponibilidade das informações, consolidação do cadastros, otimização e homologação de fornecedores, entre outros benefícios.
