Case de Sucesso YDUQS | Compre Rápido, Compre Certo

A YDUQS tem o trabalho de promover um salto de qualidade para o ensino superior no Brasil. Com uma forte apropriação da cultura digital, e por meio do desenvolvimento de metodologias e de conteúdos que refletem os desafios e as necessidades do nosso tempo, a YDUQS oferece educação superior de qualidade para pessoas de todas as classes sociais, em todo o país, e ao longo de toda a sua vida adulta.

A organização está estruturada em divisões de negócios voltadas para o ensino presencial, a educação digital (o que, no passado, era conhecido como EaD), cursos premium e Educação para a Vida Toda, além de unidade de conteúdos digitais, que coloca a YDUQS na dianteira da pesquisa, desenvolvimento e produção de conhecimento para os cursos. Uma equipe corporativa multidisciplinar, que reúne, entre outras atividades, as de Finanças, Marketing, TI e Gente & Gestão, completa nosso ecossistema interno.

A YDUQS já é um dos maiores players da educação superior no Brasil, com aproximadamente 750 mil alunos, e uma das organizações que mais cresce no país, por meio da expansão de suas marcas de ensino e pela aquisição de novas instituições. Isso cria um ambiente interno incrivelmente dinâmico, orientado à inovação, e em que as oportunidades aparecem – especialmente para aqueles que ousam pensar de forma disruptiva e que desejam deixar sua marca no mundo por meio da educação.

Projeto

Astrein foi contratada para sanear o cadastro de materiais e serviços da YDUQS pela necessidade de se aprimorar os processos de compras e contabilização, que faziam parte de um reformulação maior chamado de “Projeto Req2Pay”, o qual visava otimizar os processos desde a requisição de compras até o pagamento dos itens no SAP.

O desafio apresentado para a Astrein foi de realizar a padronização e estruturação da central de cadastros integrada ao SAP em menos de 3 meses.

A situação de grande parte das descrições dos itens da base era deficitária, apresentando muitos itens genéricos e parciais, sem padrão e com necessidade de revisão também da classificação fiscal e da contabilização.

Assim, através de reuniões de planejamento entre a equipe de projeto, formada por profissionais da YDUQS, Accenture e Astrein, criamos a estratégia composta por 3 frentes de trabalho, sendo:

  1. Saneamento e padronização das descrições de aproximadamente 15 mil itens de estoque e que foram movimentados nos últimos 12 meses.
  2. Para itens de débito direto definiu-se por comprar aproximadamente 10 mil itens padronizados do Catálogo Astrein, com descrições técnicas, NCM e categorização UNSPSC.
  3. Estruturação da Central de Cadastros e dos serviços de governança para cadastro de novos itens.

Velocidade e qualidade foram pontos cruciais para o sucesso do projeto. Depois de padronizarmos os itens essenciais, estabelecemos a central de cadastros para complementar e criar novos itens com o tempo de atendimento às solicitações de até 8 horas (SLA Normal), o menor do mercado. Treinamos e capacitamos os envolvidos com os cadastros em operar a plataforma e, em seguida, habilitamos a central.

Uma melhoria interessante a destacar foi a criação de uma correlação automatizada, a qual determina a classe de avaliação e centro de custo conforme a categoria UNSPSC dos itens, reduzindo erros de enquadramento e reduzindo trabalho da própria central.

Maria Virginia, coordenadora do projeto e atuando no Centro de Excelência da Diretoria de Suprimentos da YDUQS, foi o ponto focal e chave para conectar as equipes conforme as atividades previstas em cronograma e garantir as decisões necessárias ao cumprimentos dos prazos.

Os benefícios principais destacados com este projeto foram:

  • Maior velocidade nas cotações e na aprovação de novos fornecedores.
  • Maior precisão dos lançamentos contábeis das compras.
  • Maior controle dos gastos por categoria.
  • Consolidação dos processos de compras e redução de inconsistências sistêmicas.
  • Simplificação da manutenção do catálogo, economizando tempo e liberando recursos.
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