O Projeto

A Klabin buscava melhorar o atendimento aos usuários de cadastros, trazer maior facilidade nas pesquisas dos mais de 800 mil itens cadastrados no SAP e nas solicitações de novos códigos, agilizar o atendimento e resposta às solicitações, aumentar a visibilidade do processo e suas etapas. Assim, através do Consultor de Projetos William Alves da Silva, responsável pela busca de melhorias e inovação na área de Supply Chain da Klabin, analisaram as opções no mercado e escolheram contratar a plataforma especialista de central de cadastros da Astrein, entendendo que esta atenderia aos objetivos   de   melhorar   a   experiência   dos   usuários   internos   da   companhia   e trazer melhorias para toda a cadeia que utilizam os cadastros.

William estruturou o projeto com o apoio de outros profissionais capacitados de outras áreas como Filipe Figueiredo (Projetos Supply Chain), Cintia Onishi (TI), e das equipes de Cadastro de Materiais, Gestão de Estoque, Almoxarifado, Controladoria, Manutenção e Compras, além do apoio da alta direção da companhia.

No ano de 2020, além da avaliação do mercado de empresas de cadastro de materiais, também foi avaliado a possibilidade de desenvolver internamente uma plataforma de cadastros do zero. Trabalharam nas especificações e definições, classificaram o mercado e tiveram um olhar crítico para o próprio processo. Por fim, optaram por contratar uma plataforma de cadastro de mercado especialista, entendendo que o foco era os processos da área e que se optassem por desenvolver um software por conta própria iriam gastar muito mais tempo e dinheiro para compor todas as funcionalidades desejadas, além de terem dificuldades futura para acompanhar a evolução tecnológica do sistema. Neste contexto, escolheram a plataforma de saneamento e gestão de cadastros da Astrein no final de 2020, iniciando sua implantação de sistema no início de 2021.

Por que escolheram a Astrein?

• Maior aderência e atendimento ao escopo principal da empresa: As demais empresas participantes não atenderiam 100% ao escopo da forma como foi proposto;

• Facilidade de uso e navegabilidade: Testaram a usabilidade através de uma POC, onde os funcionários puderam avaliar a facilidade da plataforma de cadastros, a navegabilidade e ver como era intuitiva, sendo esta análise de grande importância para a decisão, pois, realizaram pesquisa de satisfação baseada na POC, com o usuário técnico e o time central de cadastro;

• Custo-benefício: O valor da ferramenta foi vantajoso frente as demais opções de mercado, visto tudo o que foi oferecido em parceria.

Principais resultados e benefícios

• Adaptação das funcionalidades: Em 2005, a Equipe de Engenharia e Produção da Klabin, montaram padrões de descrição (PD) com as suas especificidades e implementado pela TI (customização), dentro desse processo foi validado a permanência destes conteúdos já que existia uma riqueza de dados técnicos e não poderiam perder. A flexibilidade da solução de cadastros ofertada pela Astrein em permitir a adaptação das funcionalidades, carregar os dados e padrões customizados fizeram a diferença.

• Ganho de produtividade: Houve um aumento na produtividade representativo, tanto na Pesquisa Avançada pelo usuário, quanto no tempo da central de cadastros para realizar o saneamento e criação dos cadastros. Por exemplo, a criação de cadastro por cópia, a qual utiliza um código existente como modelo e o solicitante só altera algumas informações do item novo, foi um ganho muito relevante.

• Usabilidade da ferramenta: Flexibilidade nas configurações de regras, fluxos, processos internos, condicionais, modificações, conteúdos, abreviações, entre outros.

Expectativa de ampliação do projeto

A Klabin tem um estudo para ampliar as funcionalidades da plataforma de cadastros em 2022, implantando outros recursos da plataforma como regras condicionais e dashboard, além de expandir os benefícios para outros dados mestres da empresa.