Qual melhor prática para construir e aplicar aos itens e gerar descrições completas e inequívocas?
Uns chamam de padrão de descrição, outros de padrão descritivo, esta estrutura técnica que define as características que são obrigatórias para a formação das descrições padronizadas. Podemos ter PD para Materiais (PDM), para Serviços (PDS), para FORNECEDORES (PDF)… e assim para os diversos tipos de dados mestres.
Existem duas dificuldades a serem vencidas: A primeira é de ser formar um bom padrão de descrição e a segunda é saber qual utilizar corretamente.
Um bom PD a princípio é aquele que nos permite gerar um descritivo de item o qual ao ser utilizado todos entendam, desde o solicitante, comprador até o fornecedor. Uma prova que um PD está bem construído é enviar solicitação de cotação e receber retorno preciso. O inverso disse é quando o fornecedor coloca perguntas para diferenciar os tipos de itens existentes, ou seja, provando faltar uma ou mais informações no padrão. A Astrein já desenvolveu mais de 20 mil PDs de materiais diferentes, pois o objetivo é ter maior base de cobertura para todos os tipos de itens existentes no mercado. Cada base necessitará de um grupo de PDs e isso pode ser criado internamente ou contratado pronto.
A outra dificuldade é o solicitante de cadastro saber qual PD utilizar, e aí o importante a considerar são os recursos disponíveis tanto da construção do PD, quanto da plataforma de cadastros: Facilitar a pesquisa de item similares para identificar qual PD foi usado, informar o número de referência e o fabricante para acelerar o cadastro, ou permitir pesquisas por palavras chaves ou sinônimos.
Além disso, um serviço de suporte com conhecimento técnico e um chat na central de cadastro facilitam muito este entendimento por qual PD usar ou como preencher um formulário de solicitação de criação de novos itens.
