Um cadastro atualizado permite que você possa organizar as compras de sua empresa, verificar evolução dos valores pagos, categorizar gastos, datas de entrega e saída para clientes e manter seu estoque em dia.
A pergunta que dá título a esse texto pode parecer estranha mas é pertinente. Imagine que você, leitor, tenha uma empresa, pequena, que atua no ramo de armarinhos. Para isso precisa manter em dia seu estoque, para que possa comprar os itens mais necessários com rapidez suficiente para que seu concorrente, a duas portas de distância, não lhe passe à frente nos negócios. Assim, você vigia com cuidado todos os, digamos, 40 itens que fazem parte do seu estoque. Até aqui parece fácil? Então, imagine que esse sistema dê tão certo que seus negócios começam a se expandir e você passe a controlar um estoque com 1.500 itens. Assim, a coisa complica, pois você não poderá mais, pessoalmente, dar conta da vistoria periódica do estoque e, consequentemente, o controle que detém sobre o negócio começa a sofrer com isso. Começa a faltar produto, os clientes reclamam e as coisas passam a desandar.
Um cadastro atualizado permite que você possa organizar as compras de sua empresa, verificar evolução dos valores pagos, categorizar gastos, datas de entrega e saída para clientes e manter seu estoque em dia, de acordo com as necessidades da companhia. Outros benefícios também são importantes, como a adequação dos produtos às normas e diretrizes do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Isso é importante, pois a Receita Federal mantém um cadastro minucioso com todos os produtos que as empresas compram e vendem. Dessa forma, o controle sobre a entrada e saída de dinheiro, na forma de insumos e produtos, pode ser feito de maneira completa e, como todos os empresários sabem, os impostos são recolhidos com base nessa movimentação.
Assim, uma empresa pode recolher todos os impostos necessários e, mesmo assim, encontrar-se em dívida para com o Fisco. Isso porque, se as descrições dos produtos não batem com a base de dados da Receita, a empresa será multada. Da mesma forma, caso tenha sido recolhido imposto a mais, haverá uma grande burocracia para reaver os valores devidos, que poderiam ter sido investidos na produção ou melhoria de processos e gestão de pessoal. Um cadastro desatualizado pode levar a outras consequências sérias, como a inviabilidade de transações financeiras ou a impossibilidade de se emitir uma simples nota fiscal.
Os benefícios fiscais podem ser sentidos em empresas de qualquer porte, mas os números mais impactantes vêm, naturalmente, de grandes organizações. Otimização dos processos de compras, a redução de duplicidades nos cadastros, a eliminação de itens inativos ou obsoletos, entre outras medidas, permitem economias de 5% em média do valor total de compras. No Brasil, o valor de compras representa aproximadamente 40% do faturamento das empresas, mostrando assim a grande importância desta iniciativa. Para exemplificar, sem citar nomes, temos casos de projetos realizados para empresas do setor de Construção onde estas economizaram mais de R$ 100 milhões por ano.
Em outro exemplo, já do setor de autopeças, também registrou-se grande economia em seus processos de compras. Neste caso, antes da organização do cadastro e da área de compras, a empresa gastava cerca de R$ 50 por pedido de compras, finalizando-o entre 5 e 15 dias. Após a reorganização dos processos, esse valor passou a R$ 17, com os pedidos sendo atendidos entre 1 e 3 dias. Essas reduções (além de outras) levaram a Mangels a uma economia de 4,9% ou R$ 1,577 milhão por ano no departamento.
Como se vê, um cadastro desatualizado custa muito caro, muito mais do que uma simples prateleira desarrumada.
