Categorização na análise dos dados de compras para definição da correta estratégia

Já dizia Sêneca na época do Império Romano: “Nenhum vento sopra a favor para quem não sabe para onde ir. “, e neste contexto é sempre importante definirmos nossas estratégias e metas com base em critérios claros e confiáveis.

Sabemos cada vez mais que o papel de compras é estratégico e com possibilidades de melhoria em todos os aspectos no fornecimento de materiais e serviços, abrindo um caminho de grandes oportunidades para as organizações obterem vantagem competitiva, tanto em momentos de crescimento quanto para sobrevivência da empresa, a depender do contexto.

Assim, resolvemos tratar neste artigo a importância em definir as estratégias de aquisição por categorias, ou seja, ações a serem adotada para um conjunto de itens com mesmo perfil de fornecimento.

A categorização consiste em consolidar o histórico de aquisição dos itens que estejam dentro de um mesmo tipo de produto e relativos aos mesmos tipos de fornecedores.

Existem formas de se agrupar itens, seja por estruturas internas da empresa, como Contas contábeis, Grupos de mercadorias, estruturas fiscais tributárias como o NCM, ou através de estruturas de mercado como UNSPSC, Federal Supply, eClass, entre outros, onde cada uma tem seu propósito, aplicação e melhor aderência a cada tipo de análise.

O que acontece na prática é que ao agruparmos nossos dados percebemos algumas anomalias como a concentração dos itens em categorias genéricas como Diversos ou Outros. Categorização errada é um dos problemas mais comuns ao se tomar decisões e, portanto, recomendamos antes que as empresas estejam atentas a isso e façam um saneamento dos seus cadastros, eliminando itens genéricos, unificando itens duplicados, descrevendo os mesmos de forma mais clara e técnica, eliminando fornecedores duplicados e inativos e, por fim, categorizando os itens.

Uma das recomendações para área de compras em relação ao agrupamento de seus itens baseia-se na Função ou Aplicação do item, ou seja, utilizar-se de uma estrutura com subníveis com tais lógicas, como por exemplo, a função de um parafuso é fixar, portanto, sua categoria seria Fixação, subcategorias Parafusos, a categoria de uma lâmpada seria Iluminação, a de uma caneta seria Material de escrita, e assim por diante.

Para apoiar as empresas na implementação dos princípios fundamentais das Compras Estratégicas ou do Strategic Sourcing, em 1983, Kraljic desenvolveu uma matriz que é ainda atualmente um dos principais métodos usados para segmentar as compras e fornecedores de uma empresa, dividindo-os em quatro classes, com base na complexidade do mercado de suprimentos e na importância das compras e fornecedores. Ele sugere em seu modelo que seja feito um mapeamento dos itens adquiridos pela organização de acordo com os seguintes critérios:

  1. Impacto no lucro – pode ser medido de acordo com o volume financeiro de compras, o percentual que o representa no custo total de compras.
  2. Risco do fornecimento – considera o nível de disponibilidade e demanda do produto no mercado, a quantidade de fornecedores, os riscos de estoque e a possibilidade de substituição de produtos.

O resultado deste mapeamento é a classificação dos itens de compra em quatro categorias:

– Itens não críticos; Itens gargalo; Itens alavancados e Itens estratégicos.

As estratégias de compras são definidas, e são distintas umas das outras, dependendo do enquadramento de cada categoria. Por exemplo: Categorias do quadrante “Estratégicos” são aquelas com grande valor anual comprado e com alto risco de fornecimento e, portanto, o foco é de aumentar o nível de cobertura contratual através do estabelecimento de contratos de fornecimento de materiais, a fim de garantir os prazos de entrega e, no caso da contratação de serviços, definir acordos de nível de serviços (SLA) com os fornecedores contratados.

O assunto é amplo, mas fica claro que para manter a disponibilidade de produtos críticos num custo competitivo, deve haver uma mudança de paradigma nos modelos de aquisição, passando de uma visão operacional para um modelo de gerenciamento estratégico de compras, e esta mudança começa com o saneamento dos cadastros.

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