Uso de plataforma de cadastro especialista e atendimento terceirizado versus próprio
Etapa 1: Implantação de sistema especialista de cadastros Astrein para atender mais rápido e com maior qualidade a criação e disponibilização dos itens. Etapa 2: Transferência do atendimento das solicitações para central para a Astrein, no modelo Saas, trazendo maior cobertura e agilidade, mantendo equipe do cliente focada nas demais atividades chaves.
O Projeto
Antes do projeto de cadastros com o uso da plataforma Astrein a Cebrace havia implantado o ERP SAP em 2008, onde estabeleceram uma Central de Cadastros sob a tutela do departamento Financeiro, a qual foi criada como um departamento independente dos demais, gerando confiabilidade em processos de auditoria. A base de dados dos cadastros de materiais foi tratada parcialmente antes da Migração para o SAP. As Solicitações de cadastros de materiais eram realizados através de formulários básicos, sem a indicação das informações necessárias e obrigatórias para gerar novos itens tecnicamente, assim como complementação com as informações administrativas e fiscais. Neste formato de cadastros o processo de cadastro era lento e com retrabalhos devido à fragilidade do sistema de cadastros da época.
Em 2009, após reforma do forno de vidro plano houve o aumento na demanda de novos cadastros de materiais, fazendo com que a Cebrace buscasse no mercado uma plataforma especialista de cadastros.
Os objetivos principais do projeto de implantação da plataforma foram:
- Tempo (SLA): Acelerar o processo de cadastro,
- Qualidade: Agregar maior qualidade das informações dos itens,
- Automação da integração: Agilizar disponibilidade dos novos itens para compras através de plataforma especialista integrada ao SAP.
Central de cadastros própria Cebrace: Em 2009 a Cebrace contratou a Astrein para implantar o Software de cadastros SSA-CAD, contando com 50 licenças de uso, treinamento de key users de cada unidade e estruturação da Central de Cadastro para atendimento para equipe própria. Foi realizada a carga da base de 26.190 itens indiretos, e utilizaram os padrões de descrição (PD’s) que a Cebrace possuía na Migração do SAP. Nesta etapa conseguiram garantir a qualidade da informação com uso de padrões , com características obrigatórias tanto técnicas quanto administrativas.
Governança: Em setembro de 2021 a Cebrace transfere o atendimento de Governança para a Astrein, juntamente com a atualização do SSA-CAD e transferência para os Servidores da Astrein. Também se desenvolveu a Integração automática com o SAP, garantindo maior agilidade e segurança ao processo. Um problema antes enfrentado era a saída de férias do atendente técnico da central própria, o que foi resolvido com a terceirização com time Astrein, sendo que este profissional passou a analisar os demais dados Administrativos, conforme definições e necessidades que os Departamentos haviam estabelecido para atender ao SAP.
Principais desafios do projeto
Mudança cultural: Implantar a cultura da busca dos dados técnicos do material, para realizar a solicitação;
Bases mistas: Go-Live com Base de Cadastros parte não saneada, dificultando a identificação de itens duplicados automaticamente pelo sistema;
Rotatividade: Alta rotatividade de solicitantes e perda de conhecimento e Falta de backup no atendimento técnico Cebrace;
Reforma de 3 Fornos, Construção de 1 forno, Construção de linhas de Espelhos e
Coater, Ativação e CD’s pelo Brasil.
Alto volume de novos cadastros padronizados: de jan/2009 à Ago/2021 foram criados mais de 51.000 itens.
Benefícios Gerais
- Ganho de Produtividade da Central de Cadastros e das áreas consumidoras;
- Aumento da qualidade e cobertura no Atendimento com a migração do atendimento técnico da Cebrace para Astrein;
- Conformidade fiscal através da classificação correta dos NCMs;
- Descrições técnicas claras e inequívocas para a correta identificação e utilização por todos os departamentos;
- Automação da Integração com SAP, garantindo agilidade e maior segurança ao processo.
