Cebrace

Uso de plataforma de cadastro especialista e atendimento terceirizado versus próprio

Etapa 1: Implantação de sistema especialista de cadastros Astrein para atender mais rápido    e    com    maior    qualidade    a    criação    e    disponibilização    dos     itens. Etapa 2: Transferência do atendimento das solicitações para central para a Astrein, no modelo Saas, trazendo maior cobertura e agilidade, mantendo equipe do cliente focada nas demais atividades chaves.


O Projeto

Antes do projeto de cadastros com o uso da plataforma Astrein a Cebrace havia implantado o ERP SAP em 2008, onde estabeleceram uma Central de Cadastros sob a tutela do departamento Financeiro, a qual foi criada como um departamento independente dos demais, gerando confiabilidade em processos de auditoria. A base de dados dos cadastros de materiais foi tratada parcialmente antes da Migração para o SAP. As Solicitações de cadastros de materiais eram realizados através de formulários básicos, sem a indicação das informações necessárias e obrigatórias para gerar novos itens tecnicamente, assim como complementação com as informações administrativas e fiscais. Neste formato de cadastros o processo de cadastro era lento e com retrabalhos devido à fragilidade do sistema de cadastros da época.

Em 2009, após reforma do forno de vidro plano houve o aumento na demanda de novos cadastros de materiais, fazendo com que a Cebrace buscasse no mercado uma plataforma especialista de cadastros.

Os objetivos principais do projeto de implantação da plataforma foram:

  • Tempo (SLA): Acelerar o processo de cadastro,
  • Qualidade: Agregar maior qualidade das informações dos itens,
  • Automação da integração: Agilizar disponibilidade dos novos itens para compras através de plataforma especialista integrada ao SAP.


Central de cadastros própria Cebrace:
Em 2009 a Cebrace contratou a Astrein para implantar   o   Software   de   cadastros   SSA-CAD,   contando   com    50    licenças   de uso, treinamento de key users de cada unidade e estruturação da Central de Cadastro para atendimento para equipe própria. Foi realizada a carga da base de 26.190 itens indiretos, e utilizaram os padrões de descrição (PD’s) que a Cebrace possuía na Migração do SAP. Nesta etapa conseguiram garantir a qualidade da informação com uso de padrões , com características obrigatórias tanto técnicas quanto administrativas.

Governança: Em setembro de 2021 a Cebrace transfere o atendimento de Governança para a Astrein, juntamente com a atualização do SSA-CAD e transferência para os Servidores da Astrein. Também se desenvolveu a Integração automática com o SAP, garantindo maior agilidade e segurança ao processo. Um problema antes enfrentado era a saída de férias do atendente técnico da central própria, o que foi resolvido com a terceirização com time Astrein, sendo que este profissional passou a analisar os demais dados Administrativos, conforme definições e necessidades que os Departamentos haviam estabelecido para atender ao SAP.


Principais desafios do projeto

Mudança cultural: Implantar a cultura da busca dos dados técnicos do material, para realizar a solicitação;

Bases mistas: Go-Live com Base de Cadastros parte não saneada, dificultando a identificação de itens duplicados automaticamente pelo sistema;

Rotatividade: Alta rotatividade de solicitantes e perda de conhecimento e Falta de backup no atendimento técnico Cebrace;

Reforma de 3 Fornos, Construção de 1 forno, Construção de linhas de Espelhos e

Coater, Ativação e CD’s pelo Brasil.

Alto volume de novos cadastros padronizados: de jan/2009 à Ago/2021 foram criados mais de 51.000 itens.

 

Benefícios Gerais

  • Ganho de Produtividade da Central de Cadastros e das áreas consumidoras;
  • Aumento da qualidade e cobertura no Atendimento com a migração do atendimento técnico da Cebrace para Astrein;
  • Conformidade fiscal através da classificação correta dos NCMs;
  • Descrições técnicas claras e inequívocas para a correta identificação e utilização por todos os departamentos;
  • Automação da Integração com SAP, garantindo agilidade e maior segurança ao processo.

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